引言
在快速发展的数字时代，高校在行政管理、运营和管理方面面临着前所未有的挑战。数据是高校进行循证决策的关键依据，直接影响着资源的高效利用、运营管理和学术发展。西交利物浦大学（XJTLU）理学院（SCI）充分利用学校新建的零代码平台，创建了 “理学院数据中心”，致力于通过数字化手段显著提升学术管理和研究效率。2025 年 3 月，理学院数据中心在西交利物浦大学数字平台赋能大赛中荣获 “最佳平台应用奖”。这一成就认可并凸显了理学院在数字化转型方面的创新努力，也为其他学院和高校提供了宝贵的见解和经验教训。
问题与挑战
在进入数字化转型阶段之前，理学院在数据和流程管理方面存在着一些问题，面临着一系列重大挑战：
- 数据收集工具繁多：此前，理学院使用的数据收集工具种类繁多，不仅包括 PURE、内网表单、学习商城和 eBridge 等标准化数据平台，还包括电子邮件、BOX 云存储、问卷星和线下表单等多种方式和渠道。这些工具功能有限，因为缺乏统一的集成机制，导致数据收集和处理效率低下。例如，教学科研人员不得不在多个平台上重复输入数据，增加了工作量，还会导致数据可能存在不一致。
- 数据整合困难：由于数据源分散在不同平台，且不同工具的数据格式和存储方式各异，数据整合成为一项重大挑战。这不仅影响了数据的准确性和完整性，还导致数据分析和报告延迟，无法满足学院对准确、实时数据的需求。
- 工作流程效率不高且依赖手动数据处理：学院的大多数工作流程依赖手动操作，如年度个人发展评审（PDR）、会议经费和出版费用申请，以及学术研讨会的信息收集和整理。这些流程不仅耗时费力，还容易出错，严重影响了学院的运营效率和决策质量。
- 缺乏实时数据支持：在课程规划和师资分配等关键决策过程中，缺乏实时数据支持，使学院无法建立快速响应机制，严重阻碍了学院内部的决策进程。
- 会议和活动组织效率有待提高：在组织学术会议和研讨会时，传统的评委评分和反馈流程通常繁琐且低效。例如，在学院的研究生研讨会上，评分和反馈需要手动记录和整理，不仅耗时，还容易出现遗漏和错误。
在理学院的首期年度研究报告（2023/24 学年）中，这些挑战凸显出来。因此，学院迫切需要找到有效方案来解决这些关键问题。
解决方案
2024 年 5 月，西交利物浦大学举办了一场关于使用零代码平台的研讨会。理学院认识到零代码平台的潜在价值，积极参与并开始探索如何利用该平台解决学院面临的实际问题。2024 年 10 月，理学院委派代表接受了零代码平台的专业培训，掌握了如何快速开发高效的数据管理工具。培训结束后，学院正式开始开发理学院数据中心。经过几个月的艰苦努力，通过整合多个数据源，该平台实现了数据的自动收集、处理和分析。零代码平台的设计（图 1）充分考虑了用户需求，通过提供实时数据可视化和实用的自动化工作流程管理功能，优化了流程。
图 1. 理学院数据中心结构
案例
1. 实时数据可视化仪表盘
最近，理学院新推出了AI+Science课程。为确保教学质量，我们设计了一份申请表和一个实时可视化仪表盘（图 2）。学生通过填写申请表提交所需材料，仪表盘可以实时显示申请数据，包括学生人数、年级和学术背景等，为课程规划和师资分配提供了有力的决策支持。通过这一创新举措，学院可以根据实时数据调整课程设置，确保课程内容与学生需求保持一致，并与卓越的学术前沿接轨。
图 2. AI+Science申请表和可视化仪表盘
理学院每年为教职工提供一定数额的会议经费。以前，申请人需要填写 PDF 格式的申请表，并通过电子邮件发送给学院科研委员会（SRC）审批，然后再由学院高级管理团队（SSMT）审批。管理这些申请表非常繁琐且不方便。后来，学院决定将审批流程转移到内网的在线申请表上，这在一定程度上解决了一些问题，但仍然存在诸多不便。主要原因是该流程不是闭环的：
- 申请表在申请人参加会议前填写，以学院领导审批结束。虽然填写了预估费用，但实际费用未知。
- 申请表要求申请人承诺将会议报告作为学术同行评审论文发表在知名期刊上，但实际是否完成并不清楚。
为实现闭环管理，我们利用零代码平台设计了一个多步骤工作流程表单。这个流程不仅包括会议前的申请和审批，还具备跟踪功能，可确保会议后的反馈跟进。通过这一创新，学院可以确保研究成果的提升，增强问责制，提高透明度。
图 3. 会议经费申请的闭环工作流程
2025 年 3 月，理学院举办了研究生研讨会，我们开发了一个即时评分系统。该系统整合了零代码平台的多种功能，包括后端支持表格、前端评分表单，以及使用实时排名仪表盘。评委可以通过电脑或手机以无纸化方式为学术报告进行评分：只需直接选择自己的评分任务，输入分数和评语，然后提交即可。排名仪表盘实时更新，根据学院的三个系，并考虑报告形式（口头或海报展示），在六个子面板中显示学生的最新排名信息。得益于这个系统，我们在研讨会活动当天成功举办了颁奖典礼，圆满结束了活动。
在 2025 年 3 月举行的首届西交利物浦大学-利物浦大学-西安交通大学联合研究生会议上，这个评分系统机制得到了升级，表现更加出色。我们通过添加新功能进一步完善了系统。评委完成并提交的任务会自动从他们的评分待办事项列表中消失，避免了重复提交，提高了评分过程的准确性和效率。此外，我们还添加了针对部分评委未评分的提醒功能，因此，改进后的系统会自动列出尚未提交评分表的评委姓名。这一创新极大地提高了评分效率，更好地支持了评委的繁重工作，增强了会议的组织性和便捷性。
成果
理学院数据中心的成功建立及其对零代码平台的创新应用提高了工作效率，并带来一系列成果：
- 提高数据管理效率：通过整合多个数据源，理学院数据中心实现了自动化的数据收集和处理机制，显著提高了数据管理的效率和准确性。实时数据可视化功能使学院能够快速获取和分析关键数据，为循证决策提供了科学依据。
- 优化研究管理：在学院的各类经费申请方面，理学院数据中心的闭环工作流程管理功能提高了透明度和问责制，激励并更好地支持了研究人员的成果产出。实时数据支持使学院能够更好地规划研究项目和分配资源，提高了研究管理的科学性和有效性。
- 高效组织学术活动：即时评分功能在学院学术活动中更好地支持了评委工作，极大地提高了会议组织的便捷性。平台自动完成排名并提供统计数据，减少了手动操作的繁琐性和易出错性。
- 数据存储和使用的价值：理学院数据中心支持数据存储和使用，为学院高效、快速地编制年度研究报告和开展宣传工作提供了有效手段。通过整理、整合和分析上一年度的研究数据，学院可以更好地总结和展示成果，并规划未来的发展方向。
- 增强团队协作和创新能力：理学院数据中心的建立不仅解决了众多实际问题，还增强了学院团队的创新能力和协作精神。团队成员通过参与零代码平台的培训和开发实践，掌握了新技术和创新工具，为学院的持续数字化转型奠定了坚实基础。
理学院数据中心团队制定了短期、中期和长期发展规划。短期内，团队将继续开发新应用，以满足学院不断增长的需求。中期目标是将人工智能技术融入理学院数据中心，进一步提升平台的智能化水平和数据分析能力。长期来看，团队计划将数据使用者转变为数据提供者，实现数据从成本到价值的全面转变。
通过这一系列创新措施和发展，理学院数据中心成功解决了学院在数据收集和流程管理方面面临的诸多关键实际问题，为学院的数字化转型和未来发展提供了有力支持，为其他学院或高校提供了有益的探索和宝贵的经验。
